Het decreet Lokaal Bestuur definieert organisatiebeheersing als het geheel van maatregelen en procedures om een redelijke zekerheid te verschaffen dat de organisatie:
- de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico’s om deze te bereiken kent en beheerst;
- de wetgeving en procedures naleeft;
- over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;
- effectief en efficiënt werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;
- de activa beschermt en fraude voorkomt.
Er zijn natuurlijk diverse manieren om dit te realiseren. Een goede houvast biedt deze site van de Vlaamse Overheid.
Bij de vertaling naar informatiebeleid zien we dat Informatie en communicatie, maar ook ICT apart als domeinen worden benoemd om de doorvertaling van het beleid te maken.
Door de specifieke context waarin lokale besturen vandaag functioneren, geven een aantal elementen aanleiding tot de vraag naar een generiek kader of plan op het domein van de informatievoorziening. We gaan hieronder dieper in op die bredere context.
- Vanuit de federale en Vlaamse overheid neemt de bezuinigingsdruk op lokale besturen toe, waarbij de financiële crisis en het op orde brengen van de financiën belangrijke oorzaken zijn. Het idee is dat een gedegen begrotingsbeleid de positie van Vlaanderen en België versterkt en het hierdoor makkelijker is bij een onverhoopte crisis klappen op te vangen. Het noopt lokale besturen echter vooral ook tot het maken van (soms harde) keuzes.
- Lokale besturen werken in toenemende mate samen op allerlei gebieden om krachten te bundelen en schaalvoordeel te realiseren. Hierdoor zijn zij als individuele besturen minder kwetsbaar en kunnen zij kosten besparen, wat door de genoemde bezuinigingsdruk belangrijk is (interlokaal bestuurlijke samenwerkingsverbanden zoals intercommunales). Lokale besturen worden ook steeds meer onderdeel van diverse ketens, wat leidt tot ketensamenwerking (vooral op het terrein van de zorg en welzijn is de nood hoog aan optimale ketensamenwerking). Organisatie-overstijgende samenwerking is een algemene ontwikkeling die ertoe leidt dat organisatiegrenzen steeds verder vervagen. Co-creatie en het gebruik van multidisciplinaire teams is ook onderdeel van deze ontwikkeling.
- De rol van lokale besturen verschuift langzaam van uitvoering naar het uitzetten van taken en het bewaken of taken goed worden uitgevoerd. Vaak gebeurt dit bewust vanwege een andere manier van werken, maar zeker ook minder bewust als gevolg van externe ontwikkelingen zoals het gebruik van centrale (federale/gewestelijke) voorzieningen of andere aangeboden clouddiensten. Samenwerking leidt soms ook tot het uitbesteden van specifieke taken naar samenwerkingspartners en daarmee tot regievoering. Ook decentralisaties leggen nadrukkelijk een regierol bij het lokaal bestuur neer, waarbij opdrachten worden verstrekt en moeten worden bewaakt richting zorgaanbieders.
- De toenemende (keten)samenwerking en verschuiving van uitvoering naar regievoering leidt tot meer keuzevrijheid voor lokale besturen. In de praktijk vertaalt dit zich vooral naar een grotere organisatorische complexiteit en heterogeniteit. Ook ontwikkelingen in de samenleving en in de technologie leiden tot extra complexiteit. Om de kennis en capaciteit van lokale besturen zo effectief mogelijk in te zetten is het belangrijk deze complexiteit te beteugelen door consistente keuzes te maken, gebaseerd op een duidelijke visie.
- Onze samenleving transformeert langzaam naar een netwerksamenleving waarin iedereen meedoet. In een dergelijke samenleving nemen burgers en bedrijven nadrukkelijk meer eigen verantwoordelijkheid en speelt de overheid geen of slechts een faciliterende rol. Het effect van deze ontwikkeling is dat lokale besturen geacht worden meer dan voorheen onderdeel te worden van de samenleving in plaats van ‘er boven te staan’. De focus van lokale besturen verschuift hierdoor meer van kader zettend en bepalend naar co-creatie, regie/coördinatie van de uitvoering en informatieverstrekker.
- Er wordt in toenemende mate van overheidsorganisaties verwacht dat ze transparant zijn. Overheid, burgers en bedrijven willen inzicht in de wijze waarop besluiten tot stand zijn gekomen. Burgers en bedrijven verwachten een gelijkwaardige informatiepositie zodat ze inzicht hebben in de gegevens die het lokaal bestuur van hen heeft en welke gegevens zij gebruikt om tot een besluit te komen. De gelijkwaardige informatiepositie is voor de burger een randvoorwaarde om invulling te kunnen geven aan de vanuit de overheid verlangde grotere mate van zelfredzaamheid. Vanuit de overheid wordt verder sterk gestuurd op het openstellen van openbare gegevens (open data).
- De persoonlijke behoeften, meningen, voorkeuren, belangen en competenties van burgers en bedrijven krijgen toenemende aandacht. Burgers stellen hogere eisen aan de kwaliteit van de dienstverlening van de overheid en vergelijken deze dienstverlening ook met deze van bedrijven. Zo willen ze liefst alles direct online regelen. Het centraal stellen van de burger is ook een gewenst effect vanuit de netwerksamenleving. De burger wordt ondersteund door de overheid waar dit echt nodig is. Een belangrijk deel van de burgers is ook steeds meer een ervaren IT-gebruiker die zijn/haar eigen voorkeuren heeft en ook zelf wil bepalen waar, wanneer en met welk apparaat hij/zij werkt. Ze maken zich ook zorgen over hun privacy en willen weten waar hun gegevens voor gebruikt worden.
- Mensen willen steeds meer werken op het tijdstip en plaats waarop het hen het beste uit komt. Dit is een kernonderdeel van ‘Het Nieuwe Werken’, waarbij voor verschillende werkzaamheden ook verschillende werkomgevingen worden gebruikt. Dat kan overdag zijn op kantoor, onderweg of ‘s avonds thuis.
Al de te maken keuzes die invulling geven aan een juiste organisatiebeheersing, hebben we in VlaVirGem vertaald naar een bouwdoos masterplan voor slimme gemeenten. Daarin maakt u als bestuur zelf een keuze uit de beleidsprincipes, dat kan op een eenvoudige wijze door gezamenlijk een keuze te maken uit de principes of op een gewogen en interactieve methode met intelligente vragenlijsten binnen uw college en management. Meer informatie over de beleidsprincipes vindt u hier.