intranet - wat zet je er op en wie doet het beheer

Kristof

Wij zijn momenteel een intranet in Windows Sharepoint Services aan het uitrollen.

Hier vind je mijn presentatie voor het MAT. Je vindt er een antwoord in over de structuur van het intranet.

Het organisatiebreed intranet bestaat momenteel uit een documentenbibliotheek, een aantal adressenlijsten en prikbord. Mogelijks wordt die nog door een aantal andere objecten uitgebreid (b.v. een fotoalbum).

In de documentenbibliotheek worden momenteel de volgende soorten documenten opgenomen:

o Beleidsplan – algemeen:
het algemeen beleidsplan van het gemeentebestuur dat aan het begin van een legislatuur wordt opgemaakt.
o Beleidsplan – sectoraal:
het beleidsplan van een bepaalde beleidsdienst dat aan het begin van een legislatuur wordt opgemaakt. Bv. jeugdbeleidsplan.
o Beleidsnota:
een document dat de verfijning is van het algemene en de sectorale beleidsplannen van een bepaald dienstjaar aangevuld met budgetgegevens.
o Jaarverslag:
een document dat het gerealiseerde beleid van een bepaald dienstjaar beschrijft.
o Reglement:
een document dat een lokale reglementering/wetgeving beschrijft.
Bv. belastingsregelement op nachtwinkels
o Dienstnota:
een document dat een interne richtlijn beschrijft. Bv. dienstnota omgaan met supplementen
o Handleiding:
een document dat als leidraad bij een bepaalde handeling of een bepaald product dient. Bv. handleiding bediening schuifdeuren
o Vademecum:
een document dat alle informatie over een bepaald onderwerp verzamelt. Bv. AGB-vademecum.
o Statistisch rapport:
een document met statistische demografische, economische, …. Gegevens. bv. Verloop bevolking 2010

Op inhoudelijk vlak gebeurt het beheer decentraal. Iedereen kan documenten aan de bibliotheek toevoegen, wijzigen of verwijderen. Opgelegde metadata zorgen voor de structuur. Waarschuwingen en systeemvelden (laatste wijzigingsdatum, naam gebruiker, ...) zorgen voor de nodige controle.


Het is de bedoeling in de nabije toekomst per afdeling en misschien later per dienst een subintranet uit te werken.

Het intranet vervangt geen Document Management System. Het is niet de bedoeling om er zakendossiers in bij te houden.

Hopelijk ben je iets met deze info.

Hallo Tom,

Bedankt voor de tip!
Het zijn ongeveer dezelfde stukken die ik ook in gedachten had om er op te zetten.
Maak je gebruik van de windows sharepoint services (gratis bij je os) of maak je gebruik van een moss (microsoft office sharepoint server) - waar je moet voor opleggen ?

bedankt
Kristof

Een reactie uit Nederland van een nieuwe deelnemer of de site:
Misschien begrijp ik de discussie verkeerd. Dat hoor ik dan graag. Ik ben gewend dat de discussie niet meer gaat over wat WE op Intranet zetten maar hoe willen we dat medewerkers zelf Intranet verrijken en met welke inhoud dan. M.a.w. Intranet is niet een eenrichtingsverkeer van redactie naar medewerker maar een samenwerkingsomgeving van de medewerkers met de redactie die zorgt voor de hoofdstructuur. Die biedt dan vooral opmaak.
Gebruikelijk is een onderwerp Wie-is-Wie (ook wel smoelenboek) waarbij medewerkers hun eigen profiel moeten kunnen onderhouden. Een onderwerp Nieuws, waarbij forum-techniek wordt ingezet. Verder is koppeling aan het DMS/archiefsysteem gebruikelijk, meestal door de eigen web-interface van de DMS-omgeving.