Google Apps

We maken nog geen gebruik van Google Apps, maar ben het wel aan het bekijken, en ga dit begin volgend jaar met een aantal gebruikers eens uittesten.

Lijkt me toch interessant.
Als iemand hier verdere stappen in neemt, mag je me altijd op de hoogte houden.

Hallo collega's,

Exchange, Hosted Exchange of Google Apps? Interessante materie, doch niet zo eenvoudig. Welk traject een onderneming of lokaal bestuur hier kiest, hangt samen met vele zaken (mogelijk onvolledig):

- Herkenbaarheid, adoptie en aanvaarding van de gebruikers (niet te onderschatten)
- Ervaring op vlak van mail management systemen
- Gebruikerservaring (niet hetzelfde als punt 1)
- Grootte van de onderneming
- Wetgeving, archivering, opzoeken en rapportering
- Informatie- en werkstromen

Hoe je als lokaal bestuur tegen bovenstaande punten aan kijkt, bepaalt uiteraard ieder bestuur voor zichzelf. Feit is dat bovenstaande punten daarbij allen belangrijk zijn, en of Google Apps daaraan kan voldoen voor jou bestuur. Er zijn wel enkele vragen te formuleren (in de veronderstelling dat je momenteel werkt met een Exchange of ander niet-Google systeem):

1. Kan Google Apps (nieuwe speler) op tegen Exchange (15-jaar ontwikkeling)? Functioneel gezien en welke functionaliteiten benut je dan?
2. Hoe is de verhouding van functionaliteit tussen beide? Zijn er bijvoorbeeld Smartphones met ActiveSync in je omgeving? Etc... wat met het een kan, kan niet altijd noodzakelijk met het andere
3. Hoe verhouden de kosten zich tussen beide partijen?
4. Is er training nodig voor de gebruikers?
5. Kan ik functioneel identiek blijven werken als de dag van vandaag?
6. Heeft dit intern een impact op je werkstromen of informatiestromen? Zijn er koppelingen tussen bestaande software/office of mailsystemen die dit mogelijk beinvloeden?

Iedereen kan bovenstaande vragen zelf invullen. Feit is dat Exchange (en Outlook) een bijzonder matuur produkt is na 15 jaar doorontwikkeling, met een ongekende softwareintegratie (Exchange/Outlook/Lync/SharePoint/Office)... Hosted Exchange en Office365 is hierop gebaseerd.


Concluderend:
Als je de functionele verschillen tussen beiden kan overbruggen (er is behoorlijk wat verschil tussen Google Apps mail en Outlook - doch, je kan GASMO gebruiken om je Google Mail in je Outlook te doen belanden via MAPI), en je gebruikers en bestuur accepteren dit, als de migratie van je bestaande mails kan uitvoeren naar Google Apps, als het aanbod van Google Apps volgens jou conform (bewaring van mails) je bestuur/overheid is, kan je de overgang naar Google Apps maken. Maar makkelijk zal het zeker niet zijn, waarbij de grootte van de onderneming/lokaal bestuur een migratie van Exchange naar Google Apps/Mail exponentieel moeilijker maakt (de tools voor migraties bestaan, maar zijn, zoals bekend, niet altijd een 'walk in the park'). Dat is vaak zo voor migraties naar eender welk systeem...

Google Apps: kleine bedrijven, lokale besturen
Office365 en Hosted Exchange: kleine tot middelgrote bedrijven, lokale besturen
Exchange on-premises: grote bedrijven, lokale besturen

Iedere oplossing heeft zijn bestaansrecht, ze op de juiste manier klasseren en een keuze maken, is soms moeilijker dan het equivalentieprincipe van Einstein. Kosten spelen voor iedereen een rol vandaag de dag, maar vormen slechts een deel (weliswaar een belangrijk) van het verhaal. Een goede lange termijnvisie/strategie voor jou bestuur is des te belangrijker, en zulk een gegeven hoort daar zeker in thuis. Zolang je informatiestromen, werkstromen en opslagvereisten passen in de visie en conformantie/regulering van jou en je bestuur, is er geen obstakel. Eenvoud binnen informatica, bestaat niet.

Veel succes!

Met vriendelijke groeten,

Sven Willemen