OCMW Haacht denkt er over na om in- en uitgaande post te scannen en te registreren in een documentmanagement systeem. Als daar ook een workflow aan gekoppeld kan worden kan hetzelfde systeem ook als meldingenregister dienen voor onder meer voor klachtenbeheer. Onze grootste zorg is dat dit veel meer werk gaat vragen en maar een beperkt voordeel zal hebben. Zijn er besturen in vergelijkbare omvang (20 mederwerkers op het adm. centrum) die al ervaring hebben met zo'n systeem? Welke voordelen/nadelen ervaren jullie? Wat is de invloed op de workload?
| Auteur | Bericht |
|---|---|
|
|
|
|
Johan
Het stadsbestuur van Dendermonde gebruikt sinds enkele maanden het documentmanagement systeem van Arco(webtoepassing op eigen servers). We staan ook op het punt van klachtenregistratie/melding hiervoor te gebruiken. Momenteel scannend elke dienst zijn eigen brieven in, ik vermoed dat dit echter veel sneller en efficiënter kan gebeuren als 1 dienst deze taak op zich neemt (vb. secretariaat of onthaal). Sinds nu de post eerst manueel verdeelt wordt door het secretariaat en dan per dienst wordt ingescannend. Kenny Gribbe ICT Coördinator, Stadsbestuur/OCMW Dendermonde |
|
|